Formulación de Instrumentos Archivísticos

Los instrumentos archivísticos son el eje fundamental para el cumplimiento de la función archivística en las entidades publicas y privadas; en el contexto Colombiano se articulan en cumplimiento de la normativa archivística bajo el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=76833 igualmente en relación con los acuerdos y guías metodológicas del Archivo General de la Nación – AGN https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/

Equipo Interdisciplinario de consultoría en Gestión Documental

Nuestro equipo de consultoría está conformado por: Gerentes de Proyectos, Archivistas, Abogados, Ingenieros Industriales, Historiadores, Restauradores en Patrimonio Cultural Mueble, los cuales bajo un trabajo de dirección metodológico y coordinado formulan, diseñan, e implementan los diferentes instrumentos archivísticos en relación con la investigación desarrollada en cada estudio de caso, en virtud de las necesidades de cada organización.

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

La Tabla de Retención Documental (TRD)

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

El Programa de Gestión Documental (PGD)

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)

Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad.

El Inventario Documental (FUID)

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos (MOREQ)

Es un instrumento archivístico en el que se definen los requisitos y/o requerimiento funcionales del sistema o software de gestión documental, así mismo los requisitos y/o requerimientos no funcionales de un SGDEA.

Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales (BANTER)

Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.

Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad

Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrecen una visión general del sistema de gestión.

Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos (TCA)

Tablas de Control de Acceso es una herramienta necesaria para administrar los registros en las entidades, como también un Instrumento formal de identificación de los derechos de acceso y restricciones aplicables a los documentos.

Sistema de Gestión Electrónico de Documentos (SGDEA)

El objetivo es proporcionar un repositorio seguro para la conservación de los documentos (Documentos en
producción, gestión y trámite más los Documentos de archivo).

Sistema de Gestión Contenidos (ECM)

El término de “ECM” significa Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial, que se usa para referirse a la tecnología que permite capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar todas las formas de contenido no sólo los documentos
de una organización, sino que además incluye herramientas de colaboración, gestión de activos digitales, gestión de contenidos web e incluso la mayoría de los productos de software ECM.

SERVICIOS

CASOS DE EXITO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Proceso de Organización Documental

Gobernación de Cundinamarca

Organización documental de 4500 metros lineales del archivo central de la Dirección de Rentas y Ejecuciones Fiscales.

Digitalización Documental

En desarrollo de contrato 137 de 2013, en la Superintendencia de Sociedades se digitalizaron, indexaron y cargaron en el sistema de información de la Entidad 6.500.000 documentos.

Consultoría en Gestión Documental

Con un equipo interdisciplinario de 10 archivistas, 1 abogado, 2 ingenieros industriales, dirigidos por un experto en gestión documental en archivística se formularon los siguientes instrumentos archivísticos, y se implementaron en la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP, en el marco y en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 Sector Cultura:

a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

b) La Tabla de Retención Documental (TRD).

c) El Programa de Gestión Documental (PGD).

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e) El Inventario Documental.

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Automatización de procesos de la gestión documental

Desarrollo y formulación de los ocho (8) procesos de la gestión documental con un equipo interdisciplinario de 2 ingenieros industriales, 3 ingenieros de sistemas:

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Procesos de la Gestión Documental. Tomado de https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=76833

Parametrización del Enterprise Content Management ECM

En desarrollo de la consultoría en gestión documental, se parametrizaron los diferentes instrumentos archivísticos formulados, bajo la integración de las capacidades del software de ECM en la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP